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Patricia, de 29 años, trabaja en medios de comunicación y odia que su teléfono personal sea una herramienta de trabajo.

Ella es asistente de producción desde hace cuatro años y está acostumbrada a comunicarse de forma directa con sus jefes a través de la plataforma de mensajería WhatsApp, pero la historia ha sido diferente a partir del inicio de la pandemia por la Covid-19; pues ha tenido problemas porque no lee mensajes que eran para ella en los chats grupales, debido a que envían mucha información.

“Sobre todo en los grupos siento que te atacan con información que, a veces, ni es para ti. Luego, llega el fin de semana y la gente que tiene que trabajar esos días, ya sea por guardias o turnos, sigue mandando mensajes y es molesto que todo el día esté sonando el teléfono”, cuenta.

Muchas compañías tuvieron que laborar de forma remota desde mediados de marzo. Uno de sus primeros pasos fue implementar maneras simples para que los equipos de trabajo pudieran mantenerse en contacto para abordar proyectos, apoyarse y no bajar la productividad.

En febrero, WhatsApp anunció que contaba con 2,000 millones de usuarios a nivel mundial, convirtiéndose en la segunda red social más popular del planeta, por debajo de Facebook que tiene 2,500 millones de usuarios activos.

Por eso, la plataforma se convirtió en una de las herramientas de comunicación para asuntos laborales, que se potenció desde que comenzó el confinamiento debido a la propagación de coronavirus.

“WhatsApp facilita que los equipos se comuniquen rápidamente entre sí, en grupos de hasta 256 personas, utilizando los dispositivos que las personas ya tienen y la app”, indicó la compañía en un posicionamiento.

Erika Villavicencio-Ayub, consultora y coordinadora del área de Psicología organizacional de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), asegura que estas herramientas han roto la barrera de las distancias, pero no estamos capacitados para tener una cultura de comunicación eficiente; esto genera conflictos entre las personas y lleva al desgaste físico y laboral.

“En estos grupos de WhatsApp de trabajo estamos invadiendo otras áreas de la vida, porque tenemos ya impuesto el sentido de la inmediatez y al enviar algo estamos depositando la responsabilidad de que la otra persona lo atienda. Si lo abrió, tiene ahora la responsabilidad, el sentido de urgencia y no importa si se está bañando o comiendo”, explica en entrevista para Tec Review.

Reglas claras

Villavicencio recomienda que los jefes y jefas pongan las reglas del grupo y establecer en qué tipo de situaciones se pueden enviar audios y los horarios en los que se debe estar disponible.

En caso de que surja un conflicto, el administrador deberá atenderlo por separado para que la situación no se salga de control y sea pública.

“Es importante romper esas malas prácticas de saber a qué hora entras, pero no a qué hora sales. Los líderes deben propiciar el desempeño eficiente y eso se logrará sólo si la gente está sana. El estrés laboral te lleva a afectaciones físicas, psicológicas, conflictos en el trabajo y mal desempeño”, agrega.

Beneficios y desventajas

La Organización Internacional del Trabajo (OIT) señala que entre los beneficios que pueden tener las personas que laboran desde casa están: el menor tiempo de desplazamiento, el incremento de la productividad y menores gastos personales relacionados con el trabajo.

OIT también identificó desventajas como la tendencia a laborar más horas y una superposición entre el trabajo remunerado y la vida personal, lo cual puede generar niveles de estrés más altos.

Actualmente, el 75% de los mexicanos padece de fatiga por estrés laboral, superando a países como China y Estados Unidos y es potencialmente contagioso, ya que estar cerca o visualizar a otras personas en situaciones de estrés, puede aumentar los niveles de cortisol del observador.

La ‘etiqueta’ para Whatsapp

Estas son algunas de las recomendaciones de ‘etiqueta’ y funcionalidad que la misma plataforma recomienda para mantener la buena comunicación entre los equipos:

  • Separa los anuncios de la discusión: Para mantener informados a todos los colaboradores sobre las noticias y actualizaciones clave de toda la empresa, haz que un administración cree un grupo para “sólo anuncios” para tu empresa. Con este tipo de grupos, los administradores pueden proporcionar información útil para todos. Usen un segundo grupo para la discusión.
  • Usa grupos para equipos pequeños: Los grupos en la app so una forma de compartir y rebotar ideas, obtener actualizaciones y comentarios inmediatos, colaborar en un proyecto y responder en tiempo real. El modo de respuestas a los mensajes facilitan que ubiques más fácilmente un mensaje anterior que pudo perderse mientras estabas en una reunión.
  • Intenta hacer llamadas grupales o de video para reuniones: Esta es una herramienta que será muy útil para aquellos que están acostumbrados a la sincronización rápida que tiene con sus equipos en una sala de juntas o para quienes tienen colaboradores en otras partes del mundo.

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  • Respeta los horarios de tus colaboradores: Pese a estar en casa, los empleados tienen un horario definido y necesitan tiempo para descansar y distraerse. En muchos casos, el WhatsApp es usado en equipos personales y no de trabajo, por lo que es necesario respetar las jornadas. Puedes comenzar siendo claro con tus colegas acerca de las expectativas y especificar las horas en las que están disponibles.
  • Desactiva tu última conexión: Para pasar desapercibido y que no sepan tu actividad en la aplicación puedes desactivar la función en el menú de Ajustes. También podrás ocultar el “visto” para evitar leer mensajes en tus horarios de descanso.
  • Guarda conversaciones para después: Si ya terminó tu jornada, puedes archivar las conversaciones para atender los pendientes al día siguiente durante tus horarios laborales. También puedes optar por silenciar un grupo o una conversación. Con esta herramienta podrás seguir recibiendo los mensajes sin ser molestado.

Otras opciones

Debido al uso para mensajería personal de WhatsApp, y para evitar que los empleados tengan que usarlo como una herramienta de trabajo, también existen otras aplicaciones como Slack o Glip.

Slack cuenta con más de 10 millones de usuarios activos diariamente y es la plataforma que usan empresas como Panasonic, Starbucks, Target y Oracle para la gestión de trabajo por encima de apps como G Suite de Google o Workplace de Facebook. Según la compañía, más de 85,000 organizaciones ya pagan por trabajar en ella.

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Por su parte, Glip también se está haciendo un lugar como una herramienta de comunicación interna, sobre todo entre las pequeñas y medianas empresas. 

Esta plataforma de mensajería también puede instalarse en la computadora y en smartphones. En ella también puedes realizar chats individuales, grupales y realizar videollamadas. También puedes enviar y recibir archivos, compartir documentos en la nube y organizar el trabajo por medio de un calendario compartido.

La versión gratuita de la app permite compartir 500 minutos de video y se puede integrar con aplicaciones como Evernote, Salesforce y Dropbox.

A medida que las condiciones de trabajo tradicionales se ven interrumpidas por la contingencia, estas herramientas permiten a los colaboradores comunicarse en su trabajo como en su vida cotidiana, y traer una sensación de normalidad a esta situación única e histórica.

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