Cómo evitar perder el tiempo en las juntas de trabajo
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Las juntas de trabajo tienen una mala reputación: se piensa que son tediosas, largas y que impiden a los colaboradores ser lo más productivos posible. “La gente no odia las reuniones, odia las reuniones que le hacen perder su tiempo”, asegura Ellen Faye, asesora de productividad y liderazgo.

Este tipo de juntas es necesario para encontrar nuevas ideas, definir cómo hacer frente a un problema e incluso para concretar proyectos, simplemente deben hacerse bien. A continuación te compartimos cinco componentes de las reuniones laborales efectivas: 

Un lista de invitados ‘exclusiva’

Solo invita a la junta a las personas para quienes realmente sea relevante el tema a tratar. 

“A menudo, la gente no piensa en quién realmente necesita estar en la reunión”, dice Neal Hartman, profesor de Comunicación Gerencial en la Sloan School of Management del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT). “Se invita a mucha gente y, si el tema no es relevante para ellos, éstos sienten que no tienen nada que aportar y están sentados allí, pensando en todas las otras cosas que podrían estar haciendo”.

Limitar la lista de invitados también puede estimular una mejor conversación, considera Paul Axtell, autor de Meetings Matter: 8 Powerful Strategies for Remarkable Conversations. “La calidad de la conversación depende de la calidad de las relaciones que entren en la sala. Cuando son menos personas se tienen más probabilidades de conectarse”.

Una agenda clara

Asegúrate de que todos los asistentes conozcan del asunto y los objetivos de la junta antes de entrar a la sala. Cuando envíes la invitación con la hora y el lugar de la reunión, puedes incluir una agenda con los temas que planeas discutir. 

“Es particularmente útil poner una línea de tiempo sugerida para cada elemento de la agenda”, refiere Hartman.

Brinda a los participantes un tiempo adecuado para revisar y digerir cualquier información o documento complejo antes de la reunión para no evidenciar a nadie en la junta y que ésta siga fluyendo. 

“Si deseas poder tomar una decisión, necesitas un cierto grado de información y datos”, menciona Faye. Y si esperas que algunos participantes dirijan parte de la reunión, avísales con anticipación y con un límite de tiempo.

Una amplia participación

Una vez que hayas invitado solamente a los participantes necesarios a tu junta, asegúrate de recibir comentarios de todos. “Si has hecho un buen trabajo seleccionando a los participantes, es útil escuchar a todos para obtener una buena variedad de ideas y perspectivas”, indica Hartman. 

El líder de la reunión debe asegurarse de que todos se sientan cómodos contribuyendo.

Hay diferentes maneras de alentar a todos a hablar. Algunos implementan una regla de que todos deben hablar una vez, pero no más de tres veces. Otros simplemente se aseguran de dirigirse a todos en la sala en algún momento. “Si omitimos y no escuchamos a alguien, no estamos tomando la mejor decisión para el equipo y no estamos obteniendo el mejor resultado”, explica Faye.

Un tipo al habla limitado

Aunque quienes dirigen las juntas juegan un papel importante en la efectividad de las mismas, también deben tener cuidado con cuánto hablan. 

De acuerdo con Bob Sutton, psicólogo organizacional y profesor de Stanford, uno de los mayores problemas que conduce a reuniones innecesariamente largas es que el líder habla demasiado y no hace preguntas ni escucha. 

“Hay líderes que hablan para presuntamente mostrar sus conocimientos, cuando hacer preguntas ayuda a que todos se sientan comprometidos y reconocidos”, comenta.

Un llamado a la acción

Con frecuencia, si le preguntas a los participantes de la misma reunión qué se logró o discutió, obtendrás respuestas diferentes. Para evitar esto, el líder de la junta debe tomar unos minutos para revisar lo que se decidió, los plazos y los próximos pasos para avanzar, por ejemplo. 

“Si no sales con compromisos y plazos específicos, en su mayoría no lograste nada”, dice Axtell. “La mayoría de las veces, la pieza faltante es no determinar quién debe hacer qué y, luego, no hacer un seguimiento”.

Otros consejos

Los expertos consultados compartieron algunos ‘tips’ extra para tener juntas efectivas. Entre estos destacan: si debes tener una junta diaria, hazla breve y de pie, que no dure más de 20 minutos; y si sueles tener varias juntas al día, no superes las dos horas de reuniones, o cuatro como máximo, para que tengas suficiente tiempo de digerirlas y  hacer seguimientos. 

CON INFORMACIÓN DE KATHRYN VASEL / CNN / EXPANSIÓN

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