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Desde hace 30 años Microsoft Excel ha sido el producto de referencia para las personas que buscan dar sentido a los datos, pues en los último 10 años se ha visto una ola de software diseñados para manipular, analizar y visualizar datos.

Una encuesta realizada a varios empleados de la firma concuerdan en que este programa es el único producto de Microsoft que está por encima del resto. De hecho Satya Nadella, CEO de Microsoft asegura “gastamos más del 10 por ciento de nuestras hojas de cálculo de la vida laboral y para aquellos que trabajan en una investigación, desarrollo o finanzas es más del 30 por ciento”.

En 2018 se recolectaron 100 consejos útiles para ponerlos en práctica en Excel y se llegó a la conclusión que si la fuerza laboral global entendiera en su totalidad el uso de la aplicación se ahorrarían tiempo y sobre todo la productividad mejoraría.

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Si eres de esas personas que no tienen noción de cómo utilizar el programa o sabes lo básico pero no sabes cómo explotarla al máximo, lee estos 10 consejos que te serán de utilidad para ser un master en Excel.

1.-Copy & paste

Todos sabemos cómo copiar y pegar, pues es una de las funciones más simples utilizadas por los usuarios. Sin embargo en Excel al realizar esta acción transferimos formatos que no queremos o de lo contrario copiamos una fórmula entera cuando solo se quieren un valor.

Para realizar una copia especial utiliza los comandos Ctrl + Alt + V, posteriormente  pega con Aly + E + S + V. Con estos accesos solo utilizarás los valores deseados.

2.- Añade filas múltiples

En ocasiones se necesitan agregar filas nuevas, para que no estés buscando la opción para incluir más, el acceso directo es muy efectivo Ctrl, Mayus, + (el número de filas), la inserción de estas es más rápida y agrega solo las filas que se hayan resaltado.

3.- Flash Fill

Con la opción de flash fill, se puede llenar automáticamente los datos cuando se detecta un patrón. Para autorellenar varios espacios con un mismo dígito puedes hacer funcionar automáticamente esta opción haz clic en Datos> Relleno Flash o Ctrl + E. Flash Fill te va ahorrar tiempo cuando necesitas cambiar una gran cantidad de datos de manera rápida y precisa.

4.- Index-Match

Una de las herramientas más utilizadas en Excel para realizar búsquedas es Index y Match , con esta función las tareas se pueden hacer menos tediosas y más rápidas, por tal motivo podrás buscar un valor en cualquier lugar de la tabla de la búsqueda independientemente su posición. Con esta opción ahorra tiempo: = ÍNDICE (Columna de ganancias, PARTIDO (  Valor de búsqueda , columna Nombre de producto, 0))

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5.- Suma

Esta es una de las primeras funciones que probablemente aprenderás en Excel: cómo sumar una fila o columna. Pero, ¿sabías que puedes seleccionar la celda al final de una fila o columna y presionar Alt +para hacer estas funciones en segundos?

6.- CTRL Z / CTRL Y

Si no está usando Ctrl Z para deshacer errores en Excel, entonces deberías hacerlo. Lo que mucha gente no sabe es que Ctrl Y hace lo contrario: rehacer. Los dos trabajan en conjunto muy bien y usted recorre las iteraciones de su trabajo hasta que encuentra la correcta.

7.- Elimina duplicados

Con remove duplicates elimina los duplicados en cualquier rango de datos. Nuestro consejo es borrar los valores que deseas eliminar y colocarlos en otra hoja.  Esta opción se encuentra en la pestaña datos en la sección Herramientas de datos de la Cinta. Si solo desea resaltar los duplicados, puede hacerlo utilizando el Formato condicional. El atajo para llegar allí es Alt HL .

8.- Congela paneles

¿Alguna vez ha desplazado hacia abajo una gran tabla de datos solo para olvidar qué columnas son cuáles? Congela solo la fila superior, la primera columna o cualquier número de cualquiera. Identifica las columnas y filas del área que deseas congelar. Luego, selecciona la celda inmediatamente a la derecha de esas columnas y debajo de esas filas ve a la pestaña Ver y congelar paneles.

9.- F4

F4 le permite cambiar entre las distintas opciones. El segundo es uno que pocas personas conocen, pero que podría mejorar seriamente la productividad. F4 repite tu última acción, donde esté disponible. Por ejemplo, si acaba de aplicar un borde a una celda, usa F4 para aplicarlo a otras.

10.- Ctrl+ Flechas

Si te has encontrado desplazándote por un conjunto de datos para llegar al fondo, comienza a usar Ctrl + las teclas de flecha, con este atajo simple te llevará directamente al final de los datos en una columna o fila que estás usando.

Con estos consejos puedes transformar tu jornada laboral de forma más productiva. Ya sea que desees ayudar a justificar decisiones empresariales basadas en datos a un alto nivel, dominar funciones de Excel adecuadas es una forma rápida y fácil de maximizar su tus tareas.

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